Erros Comuns na Gestão de Débitos Veiculares e Como Evitá-los

A gestão de débitos veiculares é uma tarefa complexa. Envolve combustível, troca de óleo, controle de pneus, motoristas, manutenções e, principalmente, custos ocultos que, pouco a pouco, consomem o dinheiro da empresa sem que ninguém perceba — e quando percebem, já é tarde demais.

O grande ponto é que esse “rio de despesas” atravessa diversas áreas. Além disso, não é apenas uma responsabilidade do gestor de frotas. O problema permeia por setores como manutenção, RH, financeiro e até comercial. Pode parecer óbvio em uma transportadora, onde a frota é a base do negócio. Mas essa é a realidade de qualquer empresa que tem veículos — seja para entrega, visita técnica ou uso interno.

E nesse fluxo todo entra o Governo, que também quer a sua parte — seja por meio do IPVA, do licenciamento ou, principalmente, das multas. A pergunta que fica é: quem cuida disso tudo?

Alguns diriam que é o financeiro, porque é quem paga. Outros afirmariam que é o gestor da frota, já que ele conhece os prazos e a operação. Há também quem diga que é do RH, pois em muitos casos os descontos salariais recaem sobre o setor. E a verdade é que todos estão certos — e errados ao mesmo tempo. Na prática, dois ou mais setores dividem essa gestão, e é exatamente nessa divisão que os primeiros erros aparecem

🚩 Onde tudo começa a dar errado

A falta de definição sobre responsabilidades, a ausência de histórico, a dificuldade em identificar quem foi o condutor responsável por uma infração ou em qual etapa do processo está determinado boleto — tudo isso forma um cenário confuso, sujeito a falhas e, acima de tudo, extremamente custoso para a empresa.

Erros na gestão de débitos são mais comuns do que se imagina. Pagar uma multa fora do prazo, por exemplo, parece simples, mas resulta em juros e na perda de até 40% de desconto. Sem o controle sobre o histórico de motoristas, é comum que a mesma multa seja paga duas ou até três vezes. E o que dizer dos veículos parados em viagens por conta de uma CNH vencida ou exame toxicológico fora da validade?

Sem uma boa gestão de débitos veiculares, a equipe perde tempo em tarefas manuais. Como consequência, a conta chega em forma de retrabalho, prejuízo financeiro e risco jurídico.

Como organizar essa bagunça

Se você ainda não tem um sistema específico para gerenciar esses débitos, um bom ponto de partida pode ser uma planilha simples. Monte algo que traga clareza sobre o que já foi pago, o que está pendente, quem pagou, quando e por quê.

Adicione colunas como:

Data

Placa

Descrição

Valor

Responsável

Etapa

Essa última — “etapa” — é fundamental. Ela representa o fluxo que o débito precisa seguir até ser resolvido. Por exemplo:

Identificar o condutor; ✅

Enviar ao financeiro; ✅

Agendar pagamento; ✅

Pago; ✅

Esse controle simples vai te mostrar coisas que talvez você nunca tenha conseguido visualizar claramente: quantas multas determinado veículo levou em um mês, quanto isso custou, quem gerou, quem pagou e quais ainda estão pendentes. É uma base poderosa para decisões futuras.

Mas Excel tem limite. E você sabe disso.

Apesar de ser um bom início, a planilha exige que você continue buscando multa por multa, placa por placa, site por site. É um processo desgastante, que toma horas preciosas da equipe, especialmente em frotas maiores.

É aqui que entra a automação — e felizmente, hoje, ela já está ao alcance de qualquer operação.🚀

Ferramentas foram criadas exatamente para resolver a dor da gestão de débitos veiculares, por exemplo, toda a consulta aos órgãos é feita de forma automática, semanalmente. A plataforma entrega as informações organizadas, com data de vencimento, código de barras, alertas de vencimento de CNH, IPVA e muito mais — tudo centralizado em um único lugar.

Você economiza tempo, evita erros, e ainda paga com desconto quando possível.

Custo é acessível

Hoje, uma solução como o Vimulta custa menos de R$ 15 por mês por placa. É um investimento que se paga rapidamente, só com os descontos aplicados ou com o tempo poupado da equipe administrativa.

Além disso, você passa a ter acesso a um histórico completo de condutores e veículos, consegue detectar padrões de infração, reduzir riscos jurídicos e tomar decisões baseadas em dados — e não em suposições.

Controlar débitos não é “detalhe”. É parte estratégica da operação

Você não precisa ser uma grande transportadora para organizar essa parte. Toda empresa com frota, mesmo que pequena, se beneficia de uma gestão de débitos eficiente. E mais do que isso: sente o impacto no bolso, nos relatórios e no dia a dia da equipe.

Se você quer dar esse próximo passo e sair do modo “apagar incêndio” para uma gestão realmente inteligente, conheça o Vimulta. Essa é a solução criada pelo Grupo Rastrac para ajudar empresas como a sua a vencer o caos operacional dos débitos veiculares — com organização, tecnologia e economia.

Grupo Rastrac

Uma empresa inovadora que se destaca no mercado com soluções personalizadas para cada cliente, soluções como:

• Conduflex: Solução para motoristas com, checklist, upflex, roteirizador e associação de uso
  
• UpFlex: Soluções para custos com, alertas de manutenções, média de consumo e diversos dados de gestão
  
• Vimulta: Solução para débitos veiculares, consulta automáticas semanalmente e gestão de condutores
  
• Rastrac: Solução unificada com hardwares de telemetria, videotelemetria e software específico para diretores e gestores analisar os dados.

Quer conhecer mais sobre o mundo da gestão de frota, vejo nossos outros posts

Entenda – Como Rastreadores e Plataformas de Multas Otimizam a Operação de Frotas.

Entender – Como o Grupo Rastrac Criou o Vimulta.

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